Asociación de Reservantes de Villas y Departamentos Príncipe Harry de Villa del Rey
La ASOCIACIÓN DE RESERVANTES DE VILLAS Y DEPARTAMENTOS PRÍNCIPE HARRY DE VILLA DEL REY (en adelante "La Urbanización"), en cumplimiento con la Constitución de la República del Ecuador y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), presenta esta política dirigida exclusivamente a visitantes, taxis, repartidores, proveedores de servicios y toda persona no residente que desee ingresar a sus instalaciones.
Su propósito es informarle de forma clara y transparente qué datos se recopilan al momento del ingreso, para qué se utilizan, por cuánto tiempo se conservan y cuáles son sus derechos como titular de esa información.
La entidad responsable del tratamiento de sus datos personales es:
Esta política aplica a toda persona que no tenga la condición de residente o propietario y que requiera ingresar a la Urbanización Príncipe Harry de Villa del Rey, incluyendo:
Familiares, amigos o conocidos de residentes que ingresan de manera ocasional.
Conductores de taxis, Uber, InDriver, Cabify y servicios similares.
Repartidores de comida, paquetería, courriers y servicios de mensajería.
Plomeros, electricistas, pintores, técnicos y personal de mantenimiento.
Empresas o personas que presten servicios o entreguen insumos a la Urbanización.
Transportistas y personal de apoyo en procesos de mudanza o traslado de bienes.
Al ingresar a la Urbanización, se recopilará únicamente la información estrictamente necesaria para garantizar la seguridad de la comunidad. Los datos que se registran son:
Los datos son recopilados en el momento en que usted se presenta en la garita de ingreso. El proceso es el siguiente:
Sus datos personales serán tratados exclusivamente para los siguientes fines:
| Finalidad | Descripción |
|---|---|
| Control de Acceso | Verificar y autorizar el ingreso únicamente de personas con visita autorizada por un residente o con servicio programado dentro de La Urbanización. |
| Seguridad de Personas y Bienes | Garantizar la integridad física de los residentes, sus familias y sus propiedades mediante el registro trazable de quién entra y sale de la Urbanización. |
| Trazabilidad de Incidentes | Disponer de un registro histórico que permita investigar cualquier incidente de seguridad, robo, siniestro o eventualidad ocurrida dentro de las instalaciones. |
| Cumplimiento Legal | Atender requerimientos de autoridades competentes (Policía Nacional, Fiscalía, Jueces) ante investigaciones formales debidamente ordenadas. |
| Auditoría Interna | Verificar el correcto funcionamiento del control de acceso para efectos de auditoría administrativa interna de la Asociación. |
El tratamiento de sus datos personales se fundamenta en las siguientes bases legales conforme a la LOPDP:
| Base Legal | Aplicación |
|---|---|
| Consentimiento Expreso | Al colocar su documento de identidad en el citófono, usted otorga consentimiento expreso para el registro y tratamiento de sus datos de acceso. |
| Interés Legítimo | La Urbanización tiene un interés legítimo en proteger la seguridad física de residentes, familias y bienes dentro de su perímetro. |
| Interés Público y Seguridad | El control de acceso de no residentes responde a la necesidad de garantizar la seguridad e integridad de las personas que habitan en la Urbanización. |
| Cumplimiento de Obligación Legal | Atención a requerimientos de autoridades judiciales o de control que soliciten información sobre el registro de accesos. |
Sus datos personales podrán ser comunicados a terceros únicamente en los siguientes supuestos:
La empresa de seguridad privada contratada por La Urbanización actúa como Encargada del Tratamiento, operando el sistema de bitácora digital y las cámaras CCTV bajo instrucciones estrictas de la Asociación y con prohibición expresa de usar los datos para fines propios.
El proveedor del software de bitácora electrónica accede a los datos únicamente en su rol de prestador de servicio tecnológico, estando contractualmente impedido de extraer, copiar o utilizar la información para propósitos ajenos al servicio contratado.
Cuando sea requerido por mandato legal o por disposición de autoridad competente (Fiscalía, Policía Nacional, Jueces), los registros de acceso podrán ser entregados como parte de investigaciones formales mediante orden judicial o administrativa debidamente motivada.
El residente o propietario que autoriza su ingreso puede conocer los datos básicos registrados (nombre y hora de ingreso/salida) en relación con las visitas a su inmueble.
Sus datos personales se conservarán durante el tiempo mínimo necesario para cumplir las finalidades declaradas:
| Tipo de Registro | Plazo de Conservación | Justificación |
|---|---|---|
| Bitácora Digital de Accesos (nombre, cédula, motivo, placa, hora) |
12 meses (1 año) | Trazabilidad de incidentes de seguridad, auditoría de accesos e investigaciones. |
| Grabaciones de CCTV | 31 días | Investigación de incidentes ocurridos en las instalaciones. El plazo puede extenderse si existe una orden judicial vigente. |
La Urbanización implementa medidas técnicas, organizativas y físicas para garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de los datos de visitantes conforme a la LOPDP:
La propiedad y administración de la base de datos pertenece única y exclusivamente a La Urbanización. La empresa de seguridad privada, en su rol de encargada del tratamiento, está autorizada únicamente para captar y registrar los datos en los dispositivos de la Asociación. El personal externo no puede extraer, copiar ni utilizar dicha información para fines ajenos al servicio contratado.
De acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), usted tiene los siguientes derechos sobre sus datos personales registrados en la bitácora de accesos:
Solicitar conocer qué datos suyos se encuentran registrados, para qué se usan y obtener copia comprensible de los mismos.
Corregir datos inexactos o incompletos que hayan sido registrados en la bitácora de accesos (nombre, número de cédula, placa).
Solicitar el borrado de sus datos cuando ya no sean necesarios para los fines declarados, salvo obligación legal de conservación.
Oponerse al tratamiento de sus datos para fines específicos distintos a la seguridad y control de acceso.
Detener temporalmente el tratamiento de sus datos mientras se resuelven disputas o se verifica la exactitud de la información.
Solicitar copia de sus datos en formato estructurado (PDF u otro legible) para los fines que considere pertinentes.
También puede revocar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte la licitud del tratamiento basado en el consentimiento otorgado previamente a su revocación. Tenga en cuenta que, de revocar el consentimiento, no podrá ingresar a la Urbanización mientras no se disponga de otra base legal aplicable.
Envíe una solicitud escrita a cualquiera de los siguientes canales:
Plazo de Respuesta: La Urbanización responderá en un plazo máximo de 30 días hábiles.
Documentación Requerida:
La Urbanización se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento para adaptarla a cambios legislativos, tecnológicos o de los procesos internos. La versión vigente estará siempre disponible en la garita de ingreso y en los medios de comunicación oficiales de la Asociación. Los cambios significativos serán comunicados mediante avisos en las instalaciones.
| Versión | Fecha | Cambios Principales |
|---|---|---|
| v1.0 | 03/02/2026 | Versión inicial aprobada por la Junta Directiva. Política específica para visitantes, taxis, proveedores y no residentes. |